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申請用総合ソフトのデータ管理機能 ⇒ 「書出し/読込み」・「バックアップ/復元」・削除/復元
SugarSync を利用した申請用総合ソフトの共同利用
SugarSyncは、クラウドにデータを保存してバックアップすることができ、申請データを同期して共有することができるので、複数のパソコンで同一の申請データを共同利用することもできる。
但し、複数のパソコンで申請用総合ソフトを同時に起動し、それぞれのパソコンで編集作業をした場合、最初に完了ボタンを押したパソコンの申請データは保存されるが、2台目以降のパソコンの申請データを保存することはできない。
同期型オンラインストレージ(保存・同期、共有もできる) 申請データの共同利用(法務省の説明)
SugarSync (利用方法)(同期型オンラインストレージ)
申請データの共同利用 (法務省の説明)
申請用総合ソフトの機能では、同一のデータフォルダを複数のパソコンで同時に利用することはできない
申請用総合ソフトの
データ管理方法
共有可能なドライブ上のデータフォルダを、アクセス先のファイルパスに設定したPCが申請用総合ソフトを起動している場合,同一のデータフォルダをアクセス先のファイルパスに設定した他のパソコンは,申請用総合ソフトを起動することはできない。
申請書の送信後、到達通知の取得、各種お知らせの取得、電子公文書の取得等をするためには、申請用総合ソフトで処理状況の更新をする必要がある。
この際、なりすまし防止の観点から以下の二点を確認して、認証することとしている。
 ・申請者IDが申請書送信時と同一であること。
 ・申請書送信時と同一のデータフォルダ(申請後のデータ)が存在すること。
複数のパソコンを
利用している場合
【重要】 申請用総合ソフトの更新ボタンで更新されるのは、申請後の申請情報です。
Aパソコンで申請情報を作成し、書出し/読込み機能でBパソコンにも申請データーを保存した後、Aパソコンから送信(申請)した場合は、Aパソコンで公文書を取得することはできますが、申請前の データーしか保存されていない(申請後のデーターが保存されていない)Bパソコンで取得することはできません。
しかし、SugarSyncで、A・Bパソコンの申請データーが同期されている場合は、Bパソコンにも申請後の申請データーが保存されているので、A・Bいずれかのパソコンで公文書を取得することができます。
複数のIDを使用している場合 処理状況画面にはすべてのデータが表示されるが、更新ボタンを押した場合、ログインしているIDに対応したデータだけが更新される
SugarSync (利用方法)
申請データを安全に管理する方法として、同期機能のあるオンラインストレージの利用を提案する。
SugarSync 同期機能のあるオンラインストレージ、SugarSync
 動画 http://www.youtube.com/watch?v=8uhOnTxRu1I
 紹介記事 http://internet.watch.impress.co.jp/docs/special/20100614_374291.html
スタートガイド 無償で利用可能な5GBトライアルサービスを終了(平成27年3月31日)
スタートガイド ➠ http://www.sugarsync.jp/howto/index.html

ソフトのインストール方法
画面の案内にしたがって、 「SugarSyncファイルマネージャ」 をダウンロードしてインストールする
 「SugarSync」で同期する方法 (PDF)


すべての端末を簡単に同期する方法 マジックブリーフケースを利用)
 ➠ 
 http://www.sugarsync.jp/howto/lesson01.html
とりあえず、複数のパソコンのデーターを同期したいときに利用する


マジックブリーフケースは、マイドキュメントに作成されるフォルダーで、マジックブリーフケースに、ファイルをドラッグ(移動)すると、クラウドとSugarSync を実行しているすべての パソコンで(自動的に)同期される
申請用総合ソフトのデータフォルダ 「ShinseiyoSogosoft」 を移動すると、正常に作動しなくなります。データフォルダ 「ShinseiyoSogosoft」 は、コピーしてください。
データをバックアップする方法 (フォルダ単位のバックアップ)
 ➠ 
 http://www.sugarsync.jp/howto/lesson02.html#01

個別のフォルダを指定して、同期したいときは、


同期フォルダの指定
ファイルマネージャの左下の「フォルダの追加」をクリックして、「バックアップする新規フォルダの選択」画面を表示して、追加(同期)するフォルダを選択する
フォルダを選択して同期する方法
 ➠ 
 http://www.sugarsync.jp/howto/lesson04.html#01

2台目のパソコンを同期する方法 (1台目のパソコンで操作)
ファイルマネージャの左上の「同期フォルダーの管理」をクリックして左の画面を表示
既に同期・保存しているパソコンのフォルダで、2台目のパソコンで同期するフォルダをクリック
「同期」ボタンをクリックして、パソコンの選択画面で、2台目のパソコンを選択して、「OK」ボタンを押す
2台目のパソコンの
ファイルを同期する
(2代目のパソコンで操作する)
「同期フォルダ管理」画面を表示すると「保留中のフォルダがあります」というメッセージが表示されるので、「OK」ボタンを押すと、2台のパソコンの同期が始まります
古いバージョンの
ファイルを閲覧及び保存

マイSugarSyncからも
同じ作業ができる
SugarSyncは、自動的に最新版と5バージョン前までファイルをバックアップ
 (ファイルを更新するたびに、SugarSyncにより更新)

古いバージョン(更新前)のファイルを閲覧及び保存する方法
SugarSyncファイルマネージャを開く
 ➠ 閲覧したいファイル上で右クリックし、「バージョン」を選択
   (マイSugarSyncのサイトに遷移し、閲覧したいファイルが表示される)
 ➠ 閲覧したいバージョンの「操作」の項目にある「表示」をクリック
 ➠ 「名前を付けて保存」をクリックすると、旧バージョンのファイルを保存することができる
バックアップの復元方法 削除したファイルの復元する場合➠ http://www.sugarsync.jp/howto/lesson02.html#02
上書きしたファイルの復元する場合➠ http://www.sugarsync.jp/howto/lesson02.html#03
全データの復元する場合➠ http://www.sugarsync.jp/howto/lesson02.html#04
コンピュータを
SugarSyncから削除する
同期を止めるパソコンから、SugarSync をアンインストールする
SugarSyncにログイン ➠ ログインリンクをクリック ➠ アカウントページを開く
ページ下部の「サービス詳細設定」➠「通知メール / ニックネームなどの設定」項目の変更ボタンをクリック
ページ下部にある「コンピュータの削除」項目にある、削除リンクをクリック
削除したいコンピュータを選択し、削除ボタンをクリック
Web版SugarSync
ファイルマネージャの左下の「マイSugarSyncウエブサイト」をクリックして表示
個別のデーターを選択して、ダウンロードすることもできる

更新前の古いファイルは「削除済みファイルとし」て保存されているので、
空き容量が少なくなったときは、個別に選択して、完全に削除する
他のユーザーと
共有(同期)する方法


オーナー側の設定
SugarSyncマネージャ を起動して、左上の 同期フォルダ追加 をクリックして、同期するフォルダを選択
右側に表示された データフォルダ を選択して、上段の 共有 をクリック
メンバーを追加する画面が表示されるので、メールアドレスを入力し、追加ボタンを押す
メンバー(ゲスト)が追加される
他のユーザーと
共有(同期)する方法


ゲスト側の設定
SugarSyncマネージャを起動して、ファイルマネージャの左下、共有フォルダを展開
データフォルダを選択して、右側に展開した後、上段の「コンピューターに同期」をクリックすると、
「SugarSync共有フォルダ」に保存される (デスクトップにショーカットが作成される)
申請用総合ソフトを起動して、「SugarSync共有フォルダ」内の「ShinseiyoSogoSoft」をデータフォルダとして設定すると、オーナーとゲストのデータが同期される
SugarSync で
申請用総合ソフトの
データを共有した場合
データフォルダを共有した状態で、どちらかがソフトを起動すると、もう一方は起動することができない
( 「ShinseiyoSogoSoft.lock」を削除すれば、両方で、同時に起動することもできる )
オーナーとゲストが共通のID・PWを使用している場合は、どちらからでも、申請することができ、処理状況を確認することも、補正することもできる
但し、システムからのお知らせメールは、利用者登録したアドレスだけに配信される
Web上での編集
削除したファイルの復元 SugarSyncファイルマネージャおよびSugarSyncウェブサイトの
"削除されたファイル"フォルダから復元することが可能

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